Consejos para redactar un informe

Tienes que preparar un informe y no tienes claro como hacerlo. Te voy a recordar algunas pautas que no debes olvidar en cualquier informe que prepares, ya sea para la escuela, tu jefe o para  lo que sea que lo necesites.

Antes de nada encontramos un trabajo previo que es quizás el más importante antes de empezar a redactar nada. Este trabajo previo, como cualquier otro, lo podemos dividir en distintos pasos:

1º Lo primero que nos debemos plantear es: ¿qué queremos comunicar?

2º Seleccionar la información en el caso de que tengamos que recurrir a fuentes externas.

3º Analizar la información para ver cuál es la realmente relevante para nuestros destinatarios.

4º Estructurarlo todo y trabajar sobre el informe para darle forma.

Me voy a detener únicamente en el primero y el último de los puntos para hacer más hincapié en ellos.

Desde mi punto de vista fijar el objetivo del informe es la fase más importante. De ello va a depender el resto. Tendrás que determinar para qué es el informe, para quién y cómo lo vas a hacer. ¿Será un informe para ser leído o será una presentación? Esto último nos condicionará la herramienta a utilizar, utilizando un procesador de texto o un software para presentaciones según corresponda.

Algunos de los objetivos que tu informe puede tener son: expositivo, para hacer alguna recomendación, interpretar algún hecho o bien ser demostrativo. No hay que perder nunca el objetivo para que el informe no se nos vaya por unos derroteros que no queremos.

Pasando directamente al último punto, es otra de las cosas que debes tener clara:la estructura. Todo nuestro trabajo anterior se puede ir al traste si al final no conseguimos ordenar nuestras ideas y tener la claridad expositiva que nuestros destinatarios necesitan.

Como cualquier otro escrito es conveniente que conste de una introducción, un desarrollo y unas conclusiones.

En esa introducción expondremos cuál es el asunto sobre el que va girar el informe, es decir, el objetivo del que hablamos más arriba. No entres en mucho detalle para no repetir ideas después en el desarrollo. En esta parte del informe puedes hacer mención de los antecedentes del informe, esto es, el porque de ese documento.

Entramos ya en el desarrollo. La redacción eficaz y la brevedad deben ser dos armas con las que contar. Los párrafos deben ser cortos con una idea principal cada uno y expuesta al comienzo del mismo al ser posible. Para desarrollar las ideas tienes varios mecanismos a tu alcance: definición, comparación, contraste y explicación.

En la última parte, la de la conclusión, aprovecha para destacar las ideas más importantes haciendo un resumen. Si el objetivo del informe no solo era expositivo este es el momento de hacer tus recomendaciones o marcar las pautas.

Ten presente que el lenguaje utilizado debe ser claro pero sobre todo tiene que tiene que ser adaptado al público al que va  dirigido. Las frases cortas siempre te ayudarán a ser más claro y conciso.

En el caso de haber utilizado bibliografía o recursos de Internet no olvides hacer mención de ellos al final del informe.

Ahora algunos consejos en lo que respecta al aspecto formal del informe, recuerda lo siguiente:

•  Crea una portada y una tabla de contenido.
• Procura siempre un diseño que facilite la lectura.
• No olvides incluir el número de las páginas e incluso el número total de ellas para asegurarte de que no falta ninguna.
• No abuses de la tipología (negritas, cursivas y subrayado) y utiliza siempre la misma fuente.
• No apures los márgenes. Da aire al texto. No recargues las páginas.

Si tu informe incluye tablas:

• Justifica los valores numéricos a la derecha y los valores texto a la izquierda.
• No olvides la cabecera para tener claro a qué corresponden los datos y repetirla en caso de que ocupe varias páginas.
• Si la tabla es muy grande puedes utilizar líneas sombreadas de forma alterna para facilitar el seguimiento de un dato.

En este post tienes consejos para la hojas de cálculo.

En el caso de los gráficos, un poco más de lo mismo:

• No abuses de los colores, usa mejor colores primarios más brillantes o más pastel pero sin mezclar unos y otros.
• Para resaltar y dar un toque distinto puedes usar los degradados pero siempre dentro del mismo tono.

• Elige bien el tipo de gráficos en función del tipo de datos.
• No los sobrecargues de datos o no cumplirán su misión aclaratoria.
• Tampoco abuses de los efectos 3D, prima siempre la comunicación.

Bueno estas son todas mi recomendaciones, para mi la simplicidad y la claridad van de la mano. Y tú ¿tienes alguna otra?.

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Acerca de Mercedes Espinosa.

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