Cuentas anuales: requisitos de la información y normas de elaboración

Hoy quiero hablaros de las cuentas anuales. Hemos trabajado todo un año registrando datos en nuestra contabilidad y llega el momento de recopilarlos y hacerlos públicos. El Plan General de Contabilidad (tanto el normal como el de PYMES) nos obliga a que la información que se suministra cumpla con unos requisitos y nos da las pautas para elaborar las cuentas. Los requisitos de la información los podemos encontrar en  la primera parte del Plan, de obligado cumplimiento. Las pautas para elaborar las cuentas las podemos ver en la tercera parte del Plan igualmente de obligado cumplimiento.

La fecha de presentación de las cuentas en el registro mercantil es un mes después desde su formulación por parte el consejo de administración, para lo cual tenemos seis meses desde el cierre. Lo habitual es que sea en el mes de julio si nuestro ejercicio coincide con el año natural. Tened cuidado con la fecha de la Junta de Accionistas en la que se aprueban las cuentas porque es a partir de esta fecha desde la que cuenta el mes de plazo para llevarlas al Registro Mercantil.

Comencemos ahora por ver a que nos referimos con Cuentas Anuales, que elementos las componen, porque dependiendo del tamaño de nuestra empresa serán unos u otros y utilizaremos un modelo u otro. Lo vemos aquí en un mapa mental.

Existen cuatro modelos de cuentas distintos, el normal, el abreviado, el de pymes y el consolidadas. De estos últimos hablaremos en otra ocasión. Los requisitos para utilizar uno u otro los hemos visto. El modelo de micropyme es el de pyme pero únicamente aplicando los dos criterios de contabilización a los que hemos echo mención en el mapa.

Hacer mención de que el contenido de la memoria abreviada y de la de del plan de pymes tienen la condición de mínimos, esto significa que si tenemos cualquier operación que esté regulada por el plan normal nos debemos guiar por este para su información en la memoria.

En cualquiera de los casos que hemos visto la información suministrada tiene que cumplir con unos requisitos que son: relevancia y fiabilidad. Y ahora la pregunta del millón ¿qué es relevante y qué es fiable? La información es relevante cuando nos ayuda a la toma de decisiones económicas y para eso se debe mostrar adecuadamente los riesgos a los que se enfrenta la empresa . La información es fiable cuando no tiene errores materiales, no está sesgada y es neutral, vamos, que podemos confiar en que representan a nuestra amiga la imagen fiel. La fiabilidad nos lleva a la integridad de la información, o lo que es lo mismo, a que no se haya omitido ninguna información significativa para la toma de decisiones.

Además tenemos dos requisitos adicionales que son la comparabilidad y claridad. Con comparibilidad el Plan no solo se refiere a la misma empresa en distintos momentos de tiempo sino a distintas empresas en el mismo momento. El objetivo es poder contrastar la situación y rentabilidad de las distintas empresas. Con claridad se busca que cualquier persona con unos mínimos conocimientos pueda formarse un juicio sobre la empresa y facilite la toma de decisiones.

Para lograr todo lo anterior es necesario que nos valgamos de unas herramientas  como son los principios contables, de la que ya hablamos en un post anterior, y de las normas de valoración del la segunda parte del Plan Contable.

Pasemos ahora a algunas de las cuestiones comunes a todos los tipos de cuentas anuales y genéricas a todas ellas. Los documentos que integran las cuentas ya los hemos visto más arriba, y nunca hay que perder de vista que la finalidad de todo esto es mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa:

• Periodicidad. 12 meses. Excepción: constitución ,disolución y cambio fecha cierre ejercicio.
• Las cuentas deben ser firmadas por el empresario o por los administradores, y si falta alguna firma hay que indicar la razón expresa del porque en cada unos de los documentos donde falte.
• En cada documento debe reflejarse claramente: de que documento se trata, la empresa y el ejercicio. Si usamos los modelos normalizados y el programa que el Colegio de Registradores pone a nuestra disposición (aquí) para presentar cuentas de este aspecto no debemos preocuparnos porque el propio software lo hace.
• Las cuentas se presentan en euros. Si queremos hacerlo en miles o millones hay que indicarlo en las cuentas. En el caso de que nos rijamos por el Plan Contable para PYMES no nos da esta posibilidad, en este caso solo lo podemos hacer en euros. Tiene su lógica puesto que se supone que somos pequeñitos.

• Por aquello de la comparabilidad de la que hablamos mas arriba siempre se deben mostrar las cifras del ejercicio anterior, y si por alguna razón no son comparables es necesario adaptar las cifras del año precedente a efectos de la presentación (es decir no cambiamos la contabilidad si no solo el formulario) y por supuesto informar de todo en la memoria. Por la misma razón no puede modificarse la estructura de un ejercicio a otro, salvo casos excepcionales de los que hay que hablar, como no, en la memoria.
• No deben figurar las partidas que no tengan importe en ninguno de los dos años. Pero de esto no nos debemos preocupar si confeccionamos nuestras cuentas con el programa del Colegio de Registradores que mencionaba.
• Si necesitamos añadir partidas que no están contempladas en los modelos que estamos usando no existe ningún problema en añadirlas, recordad que siempre estamos buscando la imagen fiel, igualmente si lo creemos necesario podemos hacer una subdivisión mas detallada.
• En el plan de pymes si para una mayor claridad necesitamos agrupar partidas poco relevantes lo podemos hacer en el balance y en el estado de cambios en el patrimonio neto (a nivel de números árabes) pero no así en la cuenta de perdidas y ganancias. En el plan normal además del balance y estado de cambios en el patrimonio neto también se puede agrupar la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo al nivel de las letras.
• Cuando proceda es necesario poner una referencia cruzada a la memoria. Esto es algo que también hace el programa del colegio si rellenas la memoria normalizada que ellos te facilitan.
• Los créditos y las deudas, así como los gastos y los ingresos derivados de ellas con empresas del grupo y asociadas deben figurar separadas del resto, esto ya os lo comente en este otro post cuando hablamos de la conveniencia de tener estas partidas separadas en tu plan.
• Si tienes participación en negocios sin personalidad jurídica, por ejemplo uniones temporales de empresa, comunidades de bienes, etc. además de registrar la información según la norma de valoración de negocios conjuntos, la integrarás en tus estados contables en las partidas que correspondan, y como siempre informando y desglosando puntualmente la información en la memoria.

Hasta aquí las normas comunes a todos los estados contables. Además de estas existen otras tantas específicas para cada uno de los estados que componen las cuentas anuales. Esta parte del plan junto con las normas de valoración y registro son el corazón del plan y es necesario conocerlas para acercarnos a la tan nombrada imagen fiel que perseguimos.

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