Crear hojas de cálculo con empatía

¿Os ha pasado alguna vez que os han pedido que rellenéis una hoja de cálculo y habéis pasado más tiempo tratando de entenderla que introduciendo datos? A mi más de una vez y de dos. En las empresas es habitual que sea  más de una persona la que manejan los distintos ficheros. La primera persona que crea una hoja en ocasiones lo hace con prisas porque se necesita determinada información. No se para a pensar si es la mejor forma de disponer los datos, de agruparlos etc. (esto también me ha pasado más de una y dos veces). En un principio salimos del paso y una vez tras otra volvemos a usarla, tenemos super claro como funciona la hoja y de dónde salen todos y cada uno de los datos.

El problema llega cuando otra persona tiene que hacer uso de ella y desconoce los mecanismos de la hoja e incluso a veces, y lo que es peor, el objetivo de la hoja. Todo esto se mitigaría en parte si reflexionamos en cada uno de los pasos que vamos dando cuando vamos diseñando la hoja. Deberíamos ponernos en el lugar de una persona que no tiene idea de para que nos sirve la hoja y no sabe de donde obtener los datos. Para todo esto la hoja nos provee de recursos que nos ayudan a «documentar» la hoja por decirlo de alguna forma.

Iré enumerando algunos de los «trucos» para hacer más fácil la vida a esa persona que vendrá después de nosotros:

• Nombre de la hoja y del fichero. Parece una tontería pero a veces pareciera que nos quisieran despistar con los nombres de las hojas (de verdad que me ha pasado). Poner un nombre lo suficientemente claro y que no se confunda con otro fichero u hoja con nombre similar es de agradecer.
• Comentarios. Para mi lo más valioso. Es como poder decirle a esa persona con la que no puedes hablar de dónde has sacado ese número, cuál es el razonamiento que has hecho o el criterio de selección que se ha tenido en cuenta. En fin, lo que le dirías si la tuvieras a tu lado explicándole como rellenar la hoja.
• Rangos de nombre. Otro recuso útil para hacer más comprensibles e intuitivas las fórmulas. Para los que no sepan de que va: es coger un grupo de celdas, darles un nombre y usar ese nombre cuando queremos hacer operaciones con ese conjunto. De este modo no usamos las referencias de las celdas, que cuando son muchas se convierte en un auténtico galimatías.
• Referencias a otras celdas. Si tenemos que usar un número que está en la propia hoja o incluso en otra hoja del libro, es mejor referenciarlo a la celda. De este modo tenemos dos ventajas. Será más fácil mantener la hoja actualizada y evitaremos errores de tecleo. Para eso (bueno y otras muchas cosas más) están las hojas de cálculo: para evitarnos en lo posible introducir dos veces un mismo dato.
• Enlaces. Es interesante si la hoja se alimenta de ficheros externos poner los enlaces para saber cual es el origen de los datos. Podemos hacerlo en la cabecera o en el pie de la hoja o en las propia celdas. Por ejemplo si tenemos un registro de facturas podemos anexar los pdf de estas por ejemplo si los tenemos y como esto mil cosas.
• Esquema del libro. Para libros con muchas hojas se puede crear en la primera de ellas un indice que nos facilite localizar una hoja en concreto, con unos simple enlaces lo podemos hacer.
• Colorines. Una opinión muy personal: más colores no significa más claro. A mi particularmente las hojas llenas de colores y flechas me dan escalofríos. No quiero decir que no usemos colores pero sí que no abusemos. Para agrupar datos no deberían usarse colores aunque Excel nos de esa opción y sea útil en ocasiones (desconozco si LibreOffice lo hace). Creo que es más claro estructurar la hoja con las agrupaciones o hacer dos hojas si es necesario. Reconozco que puede ser algo de manía.

Hasta aquí mis consejos de como ayudar a los demás a que entiendan nuestras hojas de cálculo. Estoy segura de que tú también tienes los tuyos, por favor compártelos como un buen samaritano.

Recuerda que si necesitas montar una hoja de cálculo o informe para tu negocio y ni tú ni tu personal tenéis tiempo para ello puedes encontrar mis datos en www.mercedesespinosa.com y podemos hablar de cómo poner en marcha esa idea que tienes en la cabeza. Si quieres mantenerte informado puedes seguirnos a través de nuestra newsletter y en las redes sociales. Espero vuestros comentarios y si os ha parecido interesante me ayudéis a difundirlo, que paséis un buen día.