Check list para el cierre contable mensual

Una de las tareas principales de un responsable de administración es sin duda la de asegurarse que todas las operaciones realizadas son recogidas correctamente en la contabilidad. La periodicidad con la que esas comprobaciones se hagan va a depender del tipo de empresa e incluso del propio gusto del responsable. Si bien es cierto, que como mínimo, se debería hacer cada tres meses coincidiendo con la presentación de impuestos. Desde mi punto de vista es una tarea que no debe llevar demasiado tiempo si las cosas están medianamente en orden, por lo que yo, sin duda la haría con una periodicidad mayor, pongamos, una vez al mes. En los primeros diez días del mes revisaríamos lo del mes anterior y de ese modo tenemos margen para hacer las rectificaciones necesarias antes de la presentación de impuestos si es el caso.

Vamos a tratar de hacer una relación de todas aquellas partidas que debemos controlar. Por supuesto no es una lista cerrada puesto que nuestras comprobaciones van a depender mucho de nuestro tipo de negocio y así añadiremos o quitaremos todos aquellos puntos que consideremos oportuno.

Lo primero será lanzar un balance de sumas y saldos a la fecha que estemos comprobando y que será la base de nuestra auditoría interna. Iremos revisando los saldos de las cuentas para detectar aquellos que resulten extraños:

1. Proveedores. Deben ser acreedores. Lo contrario nos puede indicar que tenemos facturas pendientes de recibir y que no se han contabilizado en sus respectivas cuentas de anticipo. Ni que decir tiene que debemos tener  implantados todos los sistemas de control necesarios para que todas las facturas recibidas estén contabilizadas y ninguna de ellas se quede dentro de un cajón o encima de cualquier mesa.
2. Clientes. Su saldo debe ser deudor. Como en el caso de los proveedores, lo contrario nos pondrá sobre la pista de una contabilidad errónea o bien que tenemos facturas pendientes de emitir. Y al igual que en el caso de los proveedores debemos asegurarnos de que todos nuestros servicios y productos están facturados y contabilizados.
3. Efectos recibidos y emitidos. Hay que observar que nada se sale de lo normal como por ejemplo efectos muy antiguos que estén pendientes de cobro o de pago. Estoy segura de que ni nosotros dejaremos nada por cobrar ni nuestros proveedores lo dejarán sin cobrar por lo que es probable que nos indique algún tipo de error. Por supuesto en caso de impagos reales habrá que hacer las reclasificaciones contables oportunas.
4. Cuentas con las administraciones públicas. Después de cada liquidación de impuestos se debe hace el apunte necesario, por lo que nuestras cuentas por ejemplo de IVA soportado o repercutido deben quedar saldadas a favor de Hacienda Pública Acreedora o Deudora según corresponda por lo que debemos asegurarnos de que esto se hace y que la contabilidad de periodos anteriores no es tocada (en esto el software contable nos puede ayudar). Lo mismo sucede con la Seguridad Social, una vez hecho el ingreso a la administración estas cuentas deben quedar saldadas y preparadas para la siguiente nómina.
5. Caja. Es básico hacer un arqueo de caja como mínimo una vez al mes. Si en nuestro negocio el movimiento del dinero contante y sonante lo aconseja se debería hacer semanalmente o diariamente, como hemos dicho es la naturaleza del negocio quien nos determinará esa periodicidad.
6. Bancos. La conciliación bancaria, que viene a ser lo que el arqueo de caja a las cuentas bancarias, se deberá realizar con la periodicidad que nuestro volumen de operaciones nos aconseje. Es el momento de reclamar al banco todos aquellos justificantes de operaciones que no tengamos o bien obtenerlos de la propia banca electrónica si está nos lo permite y trabajamos con este sistema.
7. Cuentas relacionadas con el banco. En este apartado quiero encuadrar algo más específico que la simple conciliación, y es que debemos asegurarnos que préstamos, descuentos, leasing, avales, comisiones y todo este tipo de operaciones están contabilizadas y lo están correctamente, esto es, que cuando son intereses están en las cuentas de intereses y cuando son comisiones están en las cuentas de comisiones, etc.
8. Cuentas grupo 55 o cualquier otro cajón de sastre. Debemos tener un cuidado extremo con este grupo de cuentas, las malas prácticas contables pueden hacer que a veces contabilicemos aquí partidas que no sabemos muy bien donde encuadrar o que incluso después olvidamos que recogimos en esta partida. Es absolutamente necesario que se restrinja su uso y se repasen periódicamente.
9. Cuentas de gastos e ingresos. Debemos repasar que no se queda ningún gasto ni ingreso atrás además de asegurarnos que están correctamente encuadrados y contabilizados. A los ya nombrados podemos unir la contabilización de las nóminas o cualquier otro gasto o ingreso periódico que tengamos en nuestra empresa.

Para mí estas son las revisiones básicas que debemos realizar y a las que seguro hay que añadir otras en función de nuestro negocio. No he hecho mención a otro tipo de comprobaciones adicionales que haríamos en el caso de estar ante un cierre de año, de estas hablaremos en un post posterior. ¿Qué otras cosas comprobáis vosotros?

¿Necesitas ayuda para revisar y comprobar todos los meses tu contabilidad? Ponte en contacto conmigo, en www.mercedesespinosa.com tienes mis datos, y hablamos. Recuerda que si quieres mantenerte informado puedes seguirme a través de la newsletter y en las redes sociales. Espero vuestros comentarios y si os ha parecido interesante me ayudéis a difundirlo, que paséis un buen día.