La función del departamento de administración, para que nos sirve

Hoy quiero hablaros un poco de mi visión del departamento de administración, ¿para qué sirve?, ¿cuáles son sus funciones?. Cuando estoy hablando de departamento de administración me estoy refiriendo a las áreas contable, de recursos humanos y financiera, pasando incluso por la atención telefónica, donde recae muchas veces. Habrá empresas en las que estas áreas estén separadas y otras pequeñitas en las que todas ellas sean gestionadas por una o dos personas o incluso habrá empresas en las que parte de ese trabajo esté externalizado, pero al fin al cabo las funciones deben ser las mismas.

En primer lugar, ¿qué no es el departamento de administración? El sitio donde se acumulan los papeles de la empresa, aunque a veces pueda parecer que lo único que hace sea pedirlos. Si el personal o tu asesoría pide constantemente documentación es porque lo necesitan para después poder cumplir con su función: prestar un servicio de información. La vocación del departamento de administración debe ser de servicio.

Servir, ¿a quien?, pues a usuarios tanto internos como externos.

¿Quienes son sus usuarios externos? Pues desde el proveedor que llama para saber en que estado está su factura hasta el cliente que nos llama para pedir alguna aclaración de su factura, pasando por los bancos o nuestra asesoría si disponemos de ella. Dar un buen servicio contestando con agilidad y amabilidad a todo aquel que se ponga en contacto con nosotros va a redundar en el beneficio y la buena imagen de nuestra empresa. Nuestro personal debe ser capaz de tener la actitud necesaria para responder a las necesidades de nuestros «clientes» con una sonrisa en la cara, aunque a veces sin duda cuesta. En muchas ocasiones lo consideramos interrupciones que nos impiden hacer “nuestro trabajo”, pero es que nuestro trabajo es también dar un buen servicio a aquel que nos solicita algo.

Después tenemos a nuestros «clientes» internos, igual de importantes que los externos. Toda esa información que el departamento de administración acapara y todos esos papeles, no sirven de nada si no se procesan y archivan adecuadamente. El objetivo es poder dar respuestas al resto de departamentos o áreas organizando esos «papeles» para que sirva para la toma decisiones, al fin y al cabo es de lo que se trata, de tener toda la información dispuesta en tiempo y forma para usarla adecuadamente.

Para todo esto es fundamental el modo en el que organizamos a nuestro personal. Una buena forma de conseguir que en épocas de vacaciones o bajas del personal todo ese servicio que el departamento de administración da se siga manteniendo es con una buena formación del personal. Durante el año es interesante que pueda haber una rotación de tareas para que todas las áreas puedan quedar cubiertas. Esa rotación de tareas además puede servir de motivación del personal, haciendo que el trabajo no sea tan rutinario y puedan tener una visión global de la empresa. Aprender cosas nuevas y tener nuevas responsabilidades, va a enriquecer su trabajo y, por regla general y siempre que no suponga una mayor carga de trabajo, va a ser bienvenido.

En definitiva se trata de que todo el mundo sepa hacer un poco de todo aunque por supuesto tengamos también a nuestros especialistas y seamos capaces de ofrecer ese servicio en todo momento a nuestros «clientes» tanto internos como externos para que la empresa funcione perfectamente y sin tener que decir eso de «no sé, es que eso lo lleva fulanito» que además de dar muy mala imagen entorpece el funcionamiento.

Y para vosotros ¿qué función tiene el departamento de administración? ¿cómo logras cumplir con ella?.

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