Informes contables básicos

Hoy quiero hablarte de informes de contabilidad, sí, lo sé, no es el tema más sexy del mundo de los negocios. Pero es que resulta que es fundamental que los conozcas y sepas sacarles el máximo partido sabiéndolos interpretar.

De estos informes básicos de los que te voy a hablar puedes extraer información que te ayudará a conocer tus números. Son los más utilizados en el día a día de un departamento de administración. Los puedes solicitar a tu contable para ver cómo marcha la empresa. Yo te recomendaría que los pidieras y revisaras una vez al mes. Bueno, vamos allá con esa jerga contable.

Lo primero es que te voy a decir, si no lo sabes todavía, es que la contabilidad no es algo que se haga solo para poder preparar los impuestos o cumplir con el registro mercantil. Es todo un sistema de información bien organizado que puedes usar para el control y la toma de decisiones.

Hoy solo te quiero hablar de 4 de los informes contables más usados.

• Balance de sumas y saldos. ¿Qué vas a poder ver en él? pues una foto de como están todas las cuentas que componen tu plan contable, que en definitiva es tu negocio. Como ya te hablé en otro post puedes estructurarlo de forma que te dé el máximo de información posible, puedes verlo aquí.

En ese balance de sumas y saldos lo primero en que debes fijarte es en que las cuentas tienen saldo de acuerdo a su naturaleza. Me explico: las cuentas de activo y gastos deben tener saldo deudor y las cuentas de pasivo e ingresos deben tener saldo acreedor.

Partiendo de lo anterior ya tienes una información valiosa porque de un solo vistazo podrás ver las cosas “extrañas”. Algunas de esas cosas extrañas pueden ser facturas que has pagado pero no tienes factura o podrás detectar de un solo vistazo clientes que todavía no te han pagado.

Otro tipo de análisis que puedes hacer es comparar dos o más balances seguidos para  ver la evolución de distintas partidas, como pueden ser los gastos y los ingresos y ver si algo se sale de lo normal. La comparación es una herramienta muy útil que nos ayuda a ver la dirección que va tomando nuestro negocio.

• Extracto contable. También lo podrás encontrar por el nombre de mayor de una cuenta. ¿Qué refleja este informe?,  pues absolutamente todos los movimientos, todos los apuntes, realizados en una cuenta. Entiéndase por cuenta, los gastos, los ingresos, proveedores, clientes, banco y caja, por nombrar las más significativas.

Te va a servir para ver, por ejemplo en el caso de un cliente, todas las facturas que le has emitido y todas las que te ha pagado. El saldo que te quede será lo que tienes pendiente de cobrarle, podrás identificar cuáles son esas facturas. Lo mismo se puede aplicar a las cuentas de nuestro proveedores.

También te puede servir para controlar exhaustivamente los gastos e ingresos viendo el detalle de cada uno de ellos. Siempre está bien saber porque se te ha desmadrado los gastos de material de oficina. La cuenta por ejemplo del banco debe ser una copia exacta de los movimientos que te manda tu entidad bancaria, ambos deben coincidir, sí o sí.

• Balance de Situación y Pérdidas y ganancias. Son dos de los informes que se presentan con las cuentas anuales en el caso de que seas una sociedad mercantil. Por la entidad e importancia que tienen hablaré de ellos más en profundidad en otro post más adelante. Por ahora quédate con la idea de que si necesitas financiación o una subvención son los que te van a pedir, así que más vale que esté bien.

El balance de situación es una foto que te muestra cuales son tus activos (derechos) y tus pasivos (deudas), dicho en plata: lo que tienes y lo que debes (esperemos que lo primero sea mayor 😉 ).

La cuenta de pérdidas y ganancias te va a mostrar cual es tu resultado y como está compuesto, que has ingresado y en que te lo has gastado.

Son como te he mencionado dos informes muy importantes porque desde ellos puedes obtener una gran información sobre la salud de tu empresa a través de ratios de todo tipo (ya hablamos de algunos de ellos en aquí).

Estos informes también pueden ser muy útiles si los utilizas de forma comparativa (otra vez la comparación). Puedes comparar tus propios informes de periodos anteriores, el año anterior o el mes anterior por ejemplo, o puedes comparar tus informes con los de otras empresas de tu sector y hacerte una idea del lugar que ocupas.

Ahora es tu turno, dime en los comentarios si usas ya estos informes, y si quieres que profundice en alguno de ellos. Si tienes alguna duda déjamela en los comentarios por si te puedo echar un cable.

Recuerda que si quieres mantenerte informado puedes seguirme a través de la newsletter y en las redes sociales. Espero tus comentarios y si te ha parecido interesante me ayudes a difundirlo, que pases un magnifico día.

Acerca de Mercedes Espinosa.

Estoy encantada de poder ayudarte en todo lo relacionado con la gestión de la empresa. Entiendo la administración como un área del negocio al servicio del propio negocio.

Si quieres saber más de mí puedes cotillear en:  www.mercedesespinosa.com.