Conciliación bancaria: qué es, por qué hacerla y cómo.

En artículos  anteriores te estuve hablando sobre las cuestiones que tenías que revisar en tu contabilidad cada mes o como mucho cada tres meses. Lo puedes ver aquí y aquí.

Allí te mencioné  la conciliación bancaria y hoy quiero que conozcas las bondades de hacerla y cómo hacerla. Si tienes a alguien que te lleve la contabilidad debes asegurarte de que la hace y de que te pasa el informe de conciliación.

Lo primero. ¿Por qué hay que conciliar? Es normal que en ocasiones, yo diría que en muchas ocasiones, no te coincida el saldo del extracto bancario con tus registros contables. Aquí  es donde entra la conciliación. Se trata de averiguar de dónde vienen esas diferencias.

¿Qué hacemos? Compararemos cada entrada o salida del banco con la de nuestras cuentas contables. Ni que decir tiene que si tienes varias cuentas bancarias tienes que tener en tu contabilidad otras tantas. Por favor, nada de mezclas.

¿Cada cuanto lo hacemos? Yo te recomiendo que este proceso de conciliación sea lo más asiduo posible. Por supuesto va a depender de tu volumen de operaciones pero no temas exagerar, yo diría que mínimo una vez al mes, pero si puedes más, mejor. Ten en cuenta que conforme más habituales sean más rápidas serán, porque más controlado lo tendrás todo.

¿Cuál es el objetivo final? Una buena y periódica conciliación  te va a llevar a una contabilidad fiable, y lo que es mejor, a un control del dinero, que seguro es más importante para ti que la contabilidad.

Aprovecho para señalar algunas de las bondades de la conciliación que ya habrás intuido:

• Localizas las  diferencias entre la contabilidad y la realidad de tu cuenta bancaria. A veces las diferencias serán de carácter temporal. Yo puedo por ejemplo registrar el pago de una factura con un cheque que he emitido pero en el banco todavía no estar porque nuestro proveedor no ha ido al banco a cobrarlo. No te hagas ilusiones, lo acabará cobrando.
• Te evitará errores y cargos innecesarios. Con la revisión podremos ver si en la cuenta bancaria aparece un cargo erróneo, un recibo o unas comisiones indebidas por ejemplo.
• Yo como profesional de la contabilidad  te diré  que te ayudará a dar una imagen real y transparente, que al fin al cabo es de lo que se trata.

Ya te he convencido de que tienes que realizar la conciliación o al menos eso espero, y ahora, ¿cómo lo hacemos?. Yo te voy a hablar ahora de la conciliación manual, de la de toda la vida que podemos hacer con una hoja de cálculo. ¿Por qué te digo esto? Porque las tecnologías avanzan una barbaridad  y ya hay programas de contabilidad que te ayudan con ello y que prácticamente te lo hacen. Pero nosotros lo vamos a hacer a mano.

El primer paso sería tener un control de tus cuentas bancarias y que se hagan los registros diariamente. De este modo verás sobre la marcha si algo no está bien para poder tomar las medidas oportunas. El dedicarle todos los días 10 ó 15 minutos te ahorrará quebraderos de cabeza luego.

Como dije al principio la  conciliación es comparar lo que dice tu contabilidad con lo que dice el banco, así que lo que vas a tener que tener a mano es:

• El extracto del banco.
• El mayor o extracto de tu contabilidad de la cuenta bancaria en cuestión.

Por supuesto ambos al mismo periodo, por ejemplo, si estás haciendo la conciliación de septiembre ambos a fecha 30 de septiembre.

Ahora hay que revisar que cada movimiento, cada cantidad, está en ambos informes y si no es así ir tomando nota de que es lo que falta y dónde.

Las diferencias es lo que vas a dejar reflejado en esa hoja de cálculo que te he hablado.

Esas diferencias pueden ser:

• O bien movimientos que están en el banco y no en mi contabilidad.
• O bien movimientos que están en mi contabilidad y no en el banco.

Colocas por ejemplo como origen el saldo del banco, restarás lo que tiene la entidad bancaria y no tiene tu contabilidad y sumarás lo que sí está en tu contabilidad y no en el banco, en el caso de las entradas de dinero.

Para las salidas de dinero sumarás si está en la entidad bancaria y no tu contabilidad y restarás lo que sí está en tu contabilidad y no en el banco. De este modo harás coincidir ambos saldos y sabrás que hay de distinto entre uno y otro.

Por último queda analizar y arreglar esas diferencias para que quede todo igual. Por ejemplo asegúrate que no ha habido ningún baile de número o cantidad mal contabilizada. O tal vez haya que hacer antes algún tipo de gestión, como puede ser solicitar la factura de un recibo que me han cargado y no tengo, o si me han realizado una transferencia averiguar de quién y a qué corresponde, por poner un par de ejemplos. Es sin duda la parte más importante de la gestión.

La conciliación la haremos por tramos y  el que se haga con una periodicidad, más o menos asidua, como vimos más arriba, te ayudará a que sea más rápido cada una de ellas. Solo revisarás cada vez desde el momento que no revisaste la última vez. Vemos hasta donde está cuadrado y seguimos a partir de ahí.

No quiero terminar sin contarte acerca de una práctica habitual de contable: utilizar la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicar. Si no tienes cuidado esta cuenta se puede convertir en un cajón de sastre. Para usarla hay que ser muy responsable y tener un control muy exhaustivo de ella. He conocido a contables que la utilizaban a modo de conciliación y todos los días sin excepción la revisaban y también me he encontrado partidas en esa cuenta con más  de un año de antigüedad, lo que no es para nada tolerable. Si tú o tu contable la va a utilizar, por favor se del primer grupo.

Ahora es tu turno. Dime en los comentarios si la conciliación es algo que se hace en tu empresa, ¿cada cuánto lo haces? ¿te sirve?

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Que pases un magnífico día.

Acerca de Mercedes Espinosa.

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