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8

jun

2015

Sácale el máximo partido a tu Plan Contable

Hoy te voy a contar algunas ideas que puedes usar para estructurar tu plan contable para que te dé la mayor información y te sea lo más útil posible si tienes pocos recursos y no puedes recurrir a otro software más potente.

¿Qué es para ti la contabilidad? Para mi es ante todo un sistema de información y control. No es sólo algo que nuestro contable o asesoría hace para poder presentar los impuestos o cumplir con nuestras obligaciones legales. A partir de la contabilidad podemos conocer muchas cuestiones básicas de nuestro negocio. Todo dependerá de cómo la estructuremos y de que reconozcamos sus posibilidades. Cómo muchas cosas en la vida, puede ser tan simple o tan compleja como queramos.

Para empezar te contaré que existen dos tipos de contabilidad: la general y la analítica. La primera de ellas esta regulada básicamente en lo que se refiere a criterios utilizados para valorar y registrar las cosas y la forma de presentar la información a terceros (las cuentas anuales). La segunda no es está regulada y es la que nos va a permitir controlar costes e ingresos por ejemplo a nivel geográfico o por línea de producto o negocio, en definitiva, una información más que valiosa para tu negocio.  En el desarrollo de esta contabilidad entraré otro día porque hoy quiero hablarte de algo mucho más simple pero no por ello menos importante: de como un buen desarrollo de tu plan contable puede ayudarte a  controlar el negocio.

El  cuadro de cuentas contables que se recogen en los apartados cuarto y quinto, tanto del Plan General Contable «normal» como del de PYMES, no son obligatorios aplicarlos, pero sí que es más que recomendable utilizarlos de base para desarrollar el nuestro propio.

Lo primero es pensar a largo plazo, puesto que esta contabilidad nos deberá acompañar por mucho tiempo. Aunque nuestro software nos de la posibilidad de cambiarlo es seguro que será del todo engorroso.  Por poner un ejemplo, si vamos a crear cuentas auxiliares para cada proveedor o cliente puede que ahora tengamos pocos pero siempre nuestro negocio puede crecer y no se nos debería quedar pequeño el tamaño de las cuentas.

Nuestro software de  contabilidad nos dará la posibilidad de establecer los niveles y la cantidad de  dígitos que queremos que nuestras cuentas auxiliares tengan. Las cuentas auxiliares son el nivel máximo de desglose, es el nivel al que tu contable va a introducir los datos. Estas a su vez se agruparán en niveles superiores que para nosotros deben tener un sentido y es con lo que podemos jugar.  A mi personalmente me gusta:

  • Nivel 1: 1 dígito, coincidiendo con la denominación del Plan General Contable.
  • Nivel 2: 2 dígitos, igual que el anterior.
  • Nivel 3: 3 dígitos, idem.
  • Nivel 4: 5 dígitos, a partir de aquí es donde podemos comenzar a flexibilizar al máximo nuestro plan y a hacerlo más personal y acorde a nuestras necesidades y negocio. Podríamos decir que es el nivel clave.
  • Nivel 5: 10 dígitos. Esto supone cinco dígitos más para nuestras cuentas auxiliares. Si crees que se te puede quedar corto por ejemplo porque tengas o vayas a tener más de 100.000 clientes o proveedores puedes aumentarlo. Esto va gustos.

Siéntate a reflexionar  sobre la información que te gustaría tener y piensa si la contabilidad te la puede ofrecer. Es muy importante que saques el máximo partido tanto a tu contabilidad, puesto que esa información está ya ahí , como a tu software. Yo te recomendaría que procures no usar hojas de cálculo para cosas que te puede dar la contabilidad y el software financiero aunque sea básico. La duplicidad de procesos y trabajo no es amiga de la productividad. Doble sitio donde introducir datos, doble posibilidad errores. Pongamos ahora algunos ejemplos de como conseguir que nuestro plan contable nos dé la mayor información posible.

  • Cuentas de inmovilizado. Me refiero a las cuentas de activo, dotaciones, amortizaciones acumuladas, beneficios y pérdidas por enajenación, es decir , todas las que entran en juego . Como mínimo te recomiendo que las desgloses por cada uno de los tipo de elementos que tienes. Esto nos ayudará a confeccionar los cuadros que nos exigen las cuentas anuales. Si crees que te puede servir de utilidad puedes hacerlo incluso por años, pero si tu programa de contabilidad te da un mayor (o extracto como lo llaman algunos) desde el principio de los tiempos sin tener que cambiar de año, yo no lo veo muy necesario.
  • Cuentas bancarias. Normalmente desglosamos las cuentas de la cuentas corrientes o de crédito (por aquello de las conciliaciones) pero yo me refiero a que desglosemos todo lo relacionado con bancos. Por ejemplo, las comisiones bancarias (grupo 626) para de este modo saber cuanto pagamos a cada banco en comisiones, dato que nos puede servir para negociar con ellos. Los intereses y los principales de nuestros préstamos es interesante también separarlos por bancos por el mismo motivo y como control de las propias operaciones de forma individualizada. Podemos jugar con los niveles superiores a los auxiliares (por ejemplo el cinco) para agrupar operaciones del mismo banco.
  • Cuentas de personal. Aquí te confieso que tanto desglose es discutible por aquello de la confidencialidad. Hay empresas que contabilizan los datos persona a persona cosa que realmente no veo necesario. Esa información debe quedarse en el programa de nóminas o en tu asesoría si lo tienes externalizado. Aunque todo dependerá de como tengas organizado tu propio departamento de contabilidad. Lo que si a lo mejor te puedes plantear es agrupar la información  por departamentos o grandes áreas para poder sacar acumulados por este nivel. Pongamos por ejemplo: área comercial, financiera, producción o cualquier otra que para ti pueda ser relevante.
  • Clientes. Si trabajas en distintas zonas geográficas y no tienes un software que te gestione las relaciones comerciales con tus clientes, entiéndase CRM, una primera aproximación podría ser que codificaras a nivel de grupo los clientes por zona geográfica. Por otro lado ni que decir tiene que es fundamental que las cuentas de efectos en cartera y descontados (tal como figuran en el Plan General Contable) las utilices adecuadamente para poder hacer un análisis correcto de la situación de tus clientes. Como ya te he dicho, no dupliques la información usando hojas de cálculo que solo te pueden conducir a errores innecesarios. Es mejor que dediques tus esfuerzos a sacar el máximo partido a tu software de contabilidad. Si tu software tiene gestión de cartera, úsala. Te ayudará enormemente en la gestión de tu tesorería.
  • Proveedores. Con los proveedores podemos decir algo similar a los clientes. Usa el módulo de gestión de cartera que seguro que tu software tiene (si no lo tiene más vale que te vayas pensando en cambiarte) y tendrás el control de la tesorería centralizado en un solo programa, sin necesidad de introducir datos en una hoja de cálculo. 
  • Grupos de empresa. Si tienes un pequeño grupo de empresas (no hace falta ser Abengoa para tenerlo) y relaciones entre ellas usa las cuentas que el Plan General tiene habilitadas para ellos. Aunque no estés obligado a presentar cuentas consolidadas sin duda te ayudará a controlar las relaciones entre ellas y tendrás una contabilidad más profesional. Sin mencionar que es obligatorio mostrar de forma separada esa información en las cuentas anuales.
  • Cuentas de impuestos. Aquí, como en el tema de cuentas corrientes, sí que es habitual que las tengamos divididas. Puedes usar esa división para controlar que cuentas de mayor y libros registro de IVA coinciden, si es que tu programa de contabilidad no establece los controles necesarios para evitar equivocarte.
  • Cuentas de gasto. Aquí la división y agrupación puede ser inmensa o muy minimalista.  Algunas de las divisiones que podemos hacer son por ejemplo: por números de teléfono, por alquileres, por consumos específicos, etc. Aquí es ver lo que deseamos controlar o  incluso presupuestar. A mayor y mejor información, mejores presupuestos anuales podremos hacer. De como elaborarlos ya te hablé en este post.
  • Ingresos. Igual que en el caso anterior. Como mínimo el desglose que tendríamos que tener es por línea de producto o negocio si el nuestro se presta a ello.

Para terminar solo quiero advertirte que tampoco te entusiasmes haciendo divisiones y sopeses el valor de la información con el esfuerzo (incluso posibilidades de error) que puede suponer un sistema demasiado segmentado. En tu mano está encontrar el equilibrio.

Ahora es tu turno, dime que otras agrupaciones o divisiones usas y recuerda que si quieres mantenerte informado puedes seguirnos a través de nuestra newsletter y en las redes sociales. Espero vuestros comentarios y si os ha parecido interesante me ayudéis a difundirlo, que paséis un buen día.

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