Contabilidad Analítica o de Costes: ¿Qué es? ¿Cómo empezar?

Estoy segura que sabes que existe una contabilidad que tienes que llevar para cumplir con tus obligaciones fiscales y mercantiles. Es la llamada contabilidad financiera y la que los contables llamamos “obligatoria”. Ya te expliqué en este post (AQUI) como podías hacer para sacar el máximo partido y la mayor cantidad de información de ella con una buena estructura del plan contable. Esta contabilidad se rige por una serie de normas como bien sabrás y que hay que cumplir.

Hoy quiero hablarte de “otra” contabilidad que puedes hacer. Esta contabilidad no es otra que la contabilidad de coste. También la puedes encontrar por el nombre de contabilidad analítica, de gestión o si lo prefieres en inglés, account management.

La contabilidad de costes es de gran utilidad para cualquier tipo de empresa o negocio. La pequeña empresa además tendrá una gran ventaja. Al tener una estructura más simple no será muy costoso elaborarla y podrás tener todos los beneficios de información que te ofrece.

Para comenzar vamos a empezar por contraponer una contabilidad y otra para que te hagas una idea de las diferencias entre una y otra.

Las características de la contabilidad financiera son:

• Comunica la posición financiera de forma global.
• Los usuarios son externos. Aunque la usemos para gestionar el negocio no hay que olvidar que fundamentalmente se hace para nuestros accionistas o acreedores.
• El enfoque es de pasado. Esto es muy importante no perderlo de vista. La contabilidad financiera nos ofrece una foto en un momento determinado de la situación financiera. A lo sumo podemos componer fotos en distintos momentos para determinar la evolución.
• Se rige por normas como son el PGC o los sectoriales, normas a las que hay que adaptarse y cumplir.
• Tiene un calendario (anual o trimestral).

En contraposición las características de la contabilidad de costes serían:

• Sirve de ayuda a la toma de decisiones a los directivos. Es lo objetivo fundamental: que nos guie en la toma decisiones.
• Es para gestionar. Básicamente es una herramienta para conocer a mi negocio desde dentro.
• Los usuarios son los propios directivos. Por ello no tiene mucho sentido retocarla o componerla para que quede “bonita”.
• El enfoque es hacia futuro.
• Normas: no hay. Aunque si usos y costumbres. Podemos servirnos de toda una suerte de procedimientos que ya está probados y sistematizados para facilitarnos la tarea. Pero la metodología y criterios que usemos es cosa nuestra. Sin duda deberemos utilizar aquellos que se adapten mejor a nuestro negocio y nuestros recursos.
• El calendario es variable. La periodicidad con la que la elaboremos dependerá de nuestras necesidades.

Hemos visto las diferencias entre ambas contabilidades pero hay que indicar que una no existe sin la otra. La contabilidad financiera provee de datos a la analítica y la analítica a su vez valora los stocks para la financiera. De hecho, el inicio de la contabilidad de coste fue precisamente este. Un modo fiable de valoración de los inventarios (sobre todo en empresas manufactureras) para reflejarlos en las existencias de la contabilidad financiera.

Para empezar con la contabilidad de costes, simplemente podemos desglosar los costes. Podemos hacerlo por ejemplo por zonas geográficas, por proyectos, por productos o servicios. Si nuestro programa de contabilidad no nos permite hacerlo podemos utilizar una hoja de cálculo. En las filas agruparemos los costes según su función y en las columnas el desglose que sea apropiado a nuestro negocio. Simplemente con esto ya podremos ver que productos, servicios o zonas tienen pérdidas y cuales beneficios. En base a ello ya podremos tomar decisiones.

Otro modo de analizar nuestros resultados es clasificar nuestros costes entre fijos y variables. Los costes fijos son aquellos independientes de la actividad, aquellos que tienes sí o sí. Por contra los variables son los que dependerán de tu la actividad. Conocer unos y otros es básico para poner un buen precio y conocer si nuestro producto o servicio es capaz de absorber al menos los costes fijos.

El objetivo final de todo esto es descomponer el resultado de explotación que en la cuenta de perdidas y ganancias está más que resumido. Aunque se trate del resultado más importante en el análisis de un negocio.

Todo esto es una breve aproximación al concepto de contabilidad de costes para que veas que no es algo tan complejo que esté solo reservado a las grandes empresas. Con un poco de organización en tu contabilidad tú también puedes hacerla y podrás obtener muchos beneficios para tu gestión. Más adelante profundizaremos algo más en ella.

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Acerca de Mercedes Espinosa.

Me apasiona poder ayudar a las pequeñas empresas y autónomos con todo lo relacionado en su gestión administrativa, adaptándome siempre a sus necesidades para ofrecerles un servicio a medida. Entiendo la administración como un área del negocio al servicio del propio negocio.

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