La gestión de tesorería: una de las tareas más importante en la empresa
Comentamos las ventajas (porque son todo ventajas) de llevar un buen control de nuestra tesorería y algunas ideas para hacerlo
Por Mercedes Espinosa
Hoy quiero hablar de unos de los temas más importantes en cualquier empresa, por no decir el más importante: la gestión de la tesorería o cash management. Una falta de beneficios a largo plazo es letal para la empresa pero una falta de liquidez puede serlo a corto plazo.
El primer costo de una mala gestión lo tendremos en una mala imagen frente a terceros y que repercutirá en nuestras ventas y posibles buenas compras futuras. Eso además del incremento de los gastos financieros que tendremos que asumir por tener que acudir a financiación externa y por tener que hacer frente a impagos (con los altos costes que estos tienen).
Todas o casi todas las operaciones en una empresa acabarán siendo cobros o pagos. Por lo que una buena gestión de unos y otros nos hará ahorrar dinero rentabilizando en todo momento los fondos de los que disponemos.
Así pues con esta gestión de tesorería queremos cumplir con tres objetivos fundamentales:
- Disponer del dinero necesario para hacer frente a nuestras obligaciones.
- Rentabilizar los excedentes dinerarios (si existieran).
- Racionalizar los costes financieros de la empresa.
Otras de las ventajas que nos reportará el tener tesorería suficiente y bien gestionada es que nuestras decisiones no sean tomadas con urgencias. Todo sabemos que las urgencias y las buenas decisiones no siempre son compatibles.
Un buen control de la tesorería nos llevará asimismo a conocer muy bien nuestro negocio con cada uno de los bancos con los que trabajamos lo que nos facilitará la tarea a la hora de hacer negociaciones con ellos.
Es por ello que será necesario utilizar técnicas para cumplir con nuestros compromisos de pago y siempre teniendo en cuenta el resultado de la empresa.
Para ello debemos tener un conocimiento profundo de nuestro flujo de tesorería y de los productos financieros que tenemos a nuestra disposición en el mercado para sacar el mayor beneficio de ellos.
El presupuesto de tesorería será el documento donde todas nuestras previsiones queden reflejadas y nos ayudará como soporte a la toma de decisiones. Este debe ajustarse a las políticas de cobro y pagos de la empresa, esto es, tienes que tener en cuenta los días fijos de cobros y pagos si es que existen. Si no lo tienes, fijar días de pago puede ayudarte a un mejor control de estos.
El presupuesto de tesorería nos ayudará a establecer cual es nuestro colchón necesario y ver si fuera posible tratar de tener cubiertas las necesidades para unos meses, por ejemplo tres. Esto sería lo ideal aunque sé que a veces esto puede ser muuuy complicado.
¿Qué debemos controlar con nuestra gestión de tesorería?
Como hemos dicho debemos controlar todos nuestros pagos y cobros previstos. Debemos conocer los recursos necesarios para hacer frente a nuestras actividades habituales: proveedores, trabajadores, intereses bancarios. Sin olvidarte de los pagos que tienen una periodicidad menor tales como seguros, impuestos, etc.
Por el lado de los cobros, es necesario un estricto control de los mismos (ya hablamos en otro post sobre la gestión proactiva de los mismos, aquí). Es fundamental saber a quién se le vende, cuánto y cómo, a qué plazo real cobramos de ellos y ver si estos plazos son viables. Conocer el crédito comercial que estamos dispuestos a asumir nos evitará tener desfases entre los cobros y los pagos.
Una buena gestión de tesorería puede llevarnos a poder utilizar los descuentos por pronto pago, tanto los que puedan ofrecernos nuestros proveedores, como los que nosotros podamos ofrecer a nuestros clientes y que pueden hacernos ahorrar dinero.
En la gestión de la tesorería necesitamos una visión global de todas las cuentas bancarias y de todas las empresas del grupo si es el caso. Eso permitirá mover los recursos en función de las necesidades. Debes hacer el control de las cuentas diariamente, eso incluye revisar las comisiones que nos cobran en las distintas operaciones y controlar si se ajustan a lo pactado con las distintas entidades financieras.
Es buena idea automatizar en la medida de lo posible toda la tesorería. Por ejemplo volcando la información de las distintas entidades a un software especializado que procese la información y nos dé la visión global de todas nuestras cuentas.
Siguiendo con la automatización, otra opción a la que se puede sacar provecho es a la contabilización automática que nos hará ganar tiempo. Aquí lo más complicado será la definición de variables establecidas por la empresa para montar todo es sistema.
Una parte importante del control de tesorería es la conciliación, que también se puede automatizar. No siempre saldo el del banco y de la contabilidad coinciden, de hecho, es lo normal. Se debe ser siempre capaz de explicar el porque de las diferencias entre la contabilidad y el banco.
Es importante revisar siempre que parte de nuestras previsiones se cumplen y cuáles no. Nos podemos encontrar con operaciones que esperábamos que se realizaran y no se hagan, por ejemplo, una transferencia esperada de un cliente que no llega. Este tipo de desviaciones deben tenerse en cuenta porque de algún modo u otro siempre van a existir, por lo que necesitamos en nuestra cuenta una cierta holgura (el colchón del que hablábamos) que sea capaz de absorberlas.
Por último tan importante como revisar que nuestros costes financieros son los adecuados y lo más reducidos posibles es también saber invertir nuestros recursos excedentes en el caso de que los tengamos, quizás, todo un lujo en los tiempos que corren. Debes tratar de aprovechar todo el potencial de ellos teniendo en cuenta la rentabilidad, el plazo, la flexibilidad y la fiscalidad, vaya, como en cualquier inversión.
Estas son algunas de las ventajas que te reportará una buena gestión de tesorería y algunas ideas para su control, ahora te toca a ti y no dejes pasar por alto una tarea tan relevante para la buena gestión de todo tu negocio.
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Acerca de Mercedes Espinosa.
Me apasiona poder ayudar a las pequeñas empresas y autónomos con todo lo relacionado en su gestión administrativa, adaptándome siempre a sus necesidades para ofrecerles un servicio a medida. Entiendo la administración como un área del negocio al servicio del propio negocio.
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