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21

nov

2014

Facturación electrónica (IV de V)

Cuarto post de la serie sobre facturación. Tratamos hoy sobre la facturación electrónica y de las principales novedades que ha aportado el nuevo reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre).

Continuamos con la serie de facturación (ya queda poco) y abordamos hoy el tema de la factura electrónica. Daremos unas nociones de qué es y cómo funciona, dejaremos para un post posterior todas las bondades que el uso de ésta puede reportar tanto a quién la emite como para quien la recibe. Para comenzar daremos la definición de que se considera una factura electrónica, aportada por el Reglamento de facturación en su artículo 9: 

Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en el Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

Visto así la verdad es que no aporta mucha información porque se nos plantea la pregunta de ¿qué es «formato electrónico»?. Leyendo el citado reglamento parece que los únicos requisitos adicionales que se le exige a la factura electrónica son:

  1. Que se tenga el consentimiento del receptor para poder emitirla (tampoco se específica como debe ser este consentimiento, lo veremos un poco más abajo).
  2. Que se garantice por el medio electrónico de emisión y recepción la legibilidad (desde su expedición y durante todo su periodo de conservación), autenticidad e integridad de la factura, bueno, en realidad este requisito también se le exige a la factura en papel.

Se entiende por autenticidad, el garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura y se entiende por integridad, el garantizar que el contenido de la misma no ha sido modificado. El quid de la cuestión está entonces en como garantizar esa autenticidad e integridad. Existen varios modos de hacerlo:

  • Por cualquier medio de prueba en derecho (válido para la factura en papel y electrónica)

  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo (para papel y electrónica). Debe crear lo que se llama una pista de auditoría fiable, esto es, que se pueda establecer la conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios a la que hace referencia.

  • Mediante una firma electrónica avanzada (válido para la factura electrónica)

  • Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI)(electrónica)

  • Mediante medios validados por la Agencia Tributaria (electrónica). La novedad que nos aporta este reglamento es que el uso de la firma electrónica avanzada y el intercambio electrónico de datos dejan de ser obligatorio para la emisión de facturas electrónicas.

Después de ver esto vemos que se podrían clasificar las facturas en dos tipos, las de formato estructurado y las de formato no estructurado, tal como las llaman en el portal de facturae. Las de formato estructurado son las generadas con algún tipo de software que facilita su tratamiento y las no estructuradas son las típicas escaneadas o en formato PDF.

En lo que se refiere al consentimiento al que hicimos referencia más arriba y que forma parte de los requisitos para emitir factura electrónica debemos decir que puede clasificarse en dos según quien sea el destinatario de la factura:

  • Si el destinatario es una empresa, basta con el consentimiento tácito, es decir, que el receptor realice alguna acción de la que se infiera ese consentimiento, como puede ser por ejemplo tramitar la factura o pagarla.
  • En el caso de usuarios y consumidores la cosa es distinta, porque el consentimiento si debe ser expreso, aunque no específico. ¿Qué significa esto? que el consentimiento puede formar parte de las propias cláusulas del contrato. Es una práctica que están haciendo muchas grandes empresas (p.e. telefonía, suministros).

El reglamento de facturación nos permite remitir varias facturas electrónicas simultáneamente al mismo destinatario (se entiende que en formato estructurado), en este caso, es permisible que los detalles comunes a todas las facturas se mencionen una sola vez, siempre y cuando se tenga acceso para casa factura a la totalidad de la información.

Por último señalar que para aquellos que trabajen con las administraciones públicas a partir del 15 de enero del 2015 será obligatorio la emisión de facturas electrónicas. Deberá hacerse en formato estructurado a través del software adecuado, como por ejemplo el que facilita el Ministerio de Industria, Energía y Turismo. Puede descargarse desde Facturae, para más información sobre el formato, la aplicación y su uso os remito a dicho portal.

Hasta aquí el resumen con las nociones básicas de facturas electrónicas, si estás pensando en pasarte a la factura electrónica te remito al portal de facturae, en él encontraras más detalles incluido el software para facturar o indicaciones técnicas, o acceso al portal de registro de facturas para la administración pública.

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