Es hora de presentar libros: los oficiales

Se acerca la hora de cumplir con otras de las obligaciones de las empresas sean pequeñas o grandes y de los autónomos, en definitiva de todo empresario que se rija por el Código de Comercio. En este caso estamos hablando de una de nuestras obligaciones mercantiles: la presentación de los libros obligatorios oficiales para su legalización. Vayamos por partes, primero comentando donde se encuentra recogido legalmente esas obligaciones, en que consisten y como debemos hacerlo.

Si queremos conocer que libros debemos presentar debemos acudir al Código de Comercio a sus artículos 25 a 33, en el que nos cuenta que libros y en que plazos presentarlos. También los artículos 329 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil nos hablan sobre ellos.

Los libros que debemos legalizar, esto es, llevarlos al Registro Mercantil para que nos los certifiquen son:

• Libro de inventarios: Los llama de inventarios pero en realidad lo que hay que presentar son balances de sumas y saldos o de comprobación. Se deben presentar al menos trimestralmente, además del de apertura y de cierre. Somos libre de presentarlos mensualmente si así lo queremos. Comentar al respecto que no es necesario presentar estos balances al máximo desglose, es decir al nivel auxiliar de nuestras cuentas, nos basta con hacerlo por ejemplo a un nivel superior, por ejemplo, de tres dígitos.
• Cuentas Anuales: Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias, Memoria y Estado de cambios en el Patrimonio Neto. Recordad que estas se deberán depositar de nuevo en Registro mercantil allá por el mes de Julio si apuramos al máximo los límites que nos da la ley y nuestro ejercicio coincide con el natural.
• Libro diario. El libro diario al igual que el de inventario no es necesario presentarlo totalmente detallado. Se pueden presentar las anotaciones conjuntas, uno por cada mes, con su apertura y cierre. Lo que no se puede presentar es más de un trimestre junto. 

Todo esto no son más que informes que nuestro software de gestión nos dará sin lugar a dudas con toda facilidad.

Algo a tener en cuenta a efectos mercantiles y que no se suele recordar es que los justificantes desde el último asiento realizado deben guardarse durante 6 años, siempre tenemos el plazo de Hacienda en la cabeza pero nos olvidamos de este otro.

El plazo para la presentación de estos libros ante el Registro Mercantil es de 4 meses desde el cierre del ejercicio. Si en nuestro caso coincide con el año natural esto significa que tendremos hasta el 30 de abril para cumplir con nuestras obligaciones mercantiles.

Recordad que ya solo se pueden presentar libros de modo telemático. Ya no son admisibles las legalizaciones en blanco previa, ni la encuadernación para su posterior legalización o la presentación en soporte magnético. Para ello el Registro Mercantil pone a nuestra disposición las aplicaciones informáticas y las herramientas necesarias para cumplir con nuestras obligaciones. Aquí tenéis el enlace donde podéis descargar el programa de Legalia que es el que nos facilitará la presentación. También será necesario darse de alta como usuario para poder pagar el trámite, porque como sabréis, no es gratis. Por último solo recordaros que el lugar de presentación es aquel Registro Mercantil donde el empresario tenga su domicilio.

Bueno ya solo queda ponerse manos a la obra si todavía no  lo habéis hecho. Recuerda que si quieres mantenerte informado puedes seguirnos a través de nuestra newsletter y en las redes sociales. Espero vuestros comentarios y si os ha parecido interesante me ayudéis a difundirlo, que paséis un buen día.