El control proactivo de impagos y algunos apuntes de la ley de morosidad

En este artículo me gustaría hacer algunas reflexiones sobre nuestra actitud ante los impagos y la importancia de la prevención y el control exhaustivo de ellos. De todos es sabido que existen auténticos profesionales del impago que han hecho del retraso del pago de facturas una forma de financiación. Por supuesto que la financiación a costa de proveedores es totalmente lícita, pero siempre que forme parte de un acuerdo entre las dos partes. Cuando entra en juego el impago, el retraso en el pago o el abuso de posición del cliente de forma sistemática es cuando deja de ser moralmente aceptable.

Como primer paso para la prevención tenemos el estudio previo del cliente. Para ello podemos recurrir a múltiples fuentes como son: el registro mercantil, el de la propiedad, empresas que proveen de información comercial, ficheros de impagados, bancos, internet, etc.

Lo segundo que deberíamos hacer es documentar apropiadamente todas nuestras relaciones comerciales. Esto por supuesto no va hacer que nos paguen, pero en el caso de que no lo hagan nos allanará el camino para una posible reclamación vía judicial si tenemos finalmente que llegar a ello. ¿Cómo documentamos esas relaciones? En la medida de lo posible deberíamos tener: contratos firmados, pedidos con aceptación, albaranes firmados, correos donde se muestre toda nuestra relación, facturas aceptadas, etc.

Una vez emitida la factura es cuando entra en juego nuestra actitud proactiva para prevenir los impagados y la buena organización de nuestro departamento de administración. ¿Por qué la gestión proactiva es tan importante? Existe un dicho: «deuda vieja es deuda muerta», tenemos que evitar que el paso del tiempo cree en la mente del deudor la falsa creencia de que esa deuda ya no es importante pagarla. Os suena eso de: «si ya has esperado tanto tiempo puedes esperar un poco más», hay que demostrar con nuestras gestiones periódicas que no queremos esperar y tratar de llegar a un acuerdo amistoso (quitas, moratorias, fraccionamiento del pago, recuperar mercancías) o si nos interesa ir a los tribunales.

Es conveniente asegurarse por parte de nuestro cliente de que las facturas son correctas y son aceptadas por éste con anterioridad al momento del pago, de ese modo evitamos que la no conformidad de la factura se convierta en una excusa para no pagar. Si el volumen de nuestra actividad es grande seleccionaremos aquellas facturas que por la naturaleza del producto o servicio o bien del cliente o bien su importe, sean más interesante seguirles la pista.

Es necesario que instauremos en nuestras propias empresas procedimientos de control y  seguimiento para poder cobrar las facturas de nuestros clientes en el plazo acordado. Debemos demostrar  que tenemos la organización, los medios necesarios para insistir en el cobro de nuestros productos o servicios, y además que ha pesados no nos gana nadie. Como parte de nuestros controles y ayudándonos de los programas informáticos debemos conocer en todo momento el estado de nuestros cobros y actuar en el mismo instante en el que tengamos conocimiento del retraso de alguno.

Estableceremos procedimientos, unificaremos criterios en los plazos para hacer las reclamaciones oportunas y no dejar nunca pasar entre una y otra acción más de una semana. Siempre que reclamemos una deuda debemos:

• Hacer recopilación de toda la información, incluido el averiguar el motivo del impago o retraso, puesto que esto nos va a obligar a tener una estrategia u otra.
• Tener a mano la información de la factura que no nos han pagado y de toda la operación.
• Saber si estamos o no dispuestos a negociar y en que términos.
• Tener información sobre el cliente.
• Documentarlo todo por escrito «por si acaso».

En nuestra negociación es muy interesante tratar de conseguir algún reconocimiento de deuda, cheque o pagaré si es que no lo tenemos ya.

Si finalmente todos nuestros esfuerzos no se ven recompensados es el momento de plantearse una reclamación judicial y acudir a profesionales que nos asesoren en estos trámites y como ya hemos dicho no dejar pasar el tiempo que es un enemigo en la recuperación de impagos.

Me gustaría hacer mención a algunos aspectos de la llamada ley de morosidad (Ley 15/2010, de 5 de julio, Ley 3/2004, de 29 de diciembre) que vienen a colación para incluir en nuestra actitud de prevención. Sería muy interesante que los aspectos que menciono más abajo quedaran reflejados en nuestra relación comercial: condiciones generales de los contratos, en los pedidos, albaranes y facturas. Aunque todo es de obligado cumplimiento no está de más recordarlo siempre por escrito:

• El plazo de pago máximo por ley es de 60 días (30 para la administración) desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio (no desde la fecha de la factura, que tienen un mes para emitir, y ni mucho menos desde la aceptación de la misma). Cualquier pacto por encima de esto es nulo de pleno derecho.
• No se puede excluir ningún periodo por considerarse periodo vacacional (esto es, en agosto: se paga).
• Se puede cobrar de forma automática (no es necesario ni contrato ni acuerdo) los intereses de demora (8 puntos sobre el tipo referencia del Banco Central Europeo) y una indemnización por costes de recobro, salvo que se pacte otra cosa pero que nunca puede ser menor a este tipo. Tampoco se puede renunciar a los intereses de demora por contrato, se considerarían cláusulas abusivas y por tanto nulas.

Espero que todo esto os haya orientado en vuestra prevención de impagos y no se conviertan como para nuestro Mr. Scrooge particular en vuestro fantasma de las Navidades. Aprovecho la ocasión de desearos un ¡FELIZ 2015 y que se cumplan todos vuestros sueños!

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